Engagements de confidentialité de LeasePlan

LeasePlan est attachée à la protection des données personnelles que nous collectons et traitons. Ainsi, des pratiques conformes de sécurité de données - personnelles ou non - sont devenues une partie intégrante des Services de LeasePlan, de sa Gouvernance d’entreprise, de sa responsabilité ainsi que de sa gestion des risques. Nous ne traitons par conséquent que les données personnelles dont nous avons besoin pour la fourniture des Services concernés (« Services »).

Les engagements de LeasePlan en matière de confidentialité

Quel que soit le moment et le mode de traitement de vos informations :

  • La transparence : Nous vous informons de la manière dont vos informations sont collectées et dans quel but.
  • La protection des données personnelles comme point de départ : Nous nous assurons que nos services privilégient la protection des données personnelles.
  • Le contrôle : Nous vous fournissons une façon simple d’accéder à vos données personnelles, et nous vous permettons de les corriger ou les supprimer.
  • La sécurité adaptée avec LeasePlan : Nous protégeons vos données personnelles selon des standards élevés de protection et ces données ne sont transmises à des tiers qu’en cas de nécessité et sous des conditions appropriées.
  • L’innovation et la réactivité: Nous ne cessons pas de réfléchir à des moyens afin d’améliorer nos services et protéger vos données personnelles et sommes à ce titre ouverts à toute suggestion ou réclamation.

1. Périmètre d’application de cette Politique de confidentialité

I. Visiteurs/utilisateurs des sites Web (« Visiteurs des sites Web »);
II. Clients (« Clients »);
III. Conducteurs/employés des clients (« Conducteurs »).
IV. Clients locataires particuliers (y compris autoentrepreneurs) (« Locataires particuliers »)
V. Acheteurs particuliers de véhicules d’occasion (« Acheteurs particuliers »)
VI. Acheteurs professionnels de véhicules d’occasion (« Revendeurs »).

(Ce document les désigne en outre individuellement ou collectivement sous l’appellation « vous »)

Nous recueillons et utilisons vos informations personnelles par le biais de nos différents services de location longue durée de véhicules et de flottes, de gestion et de mobilité conducteur, tel que détaillé dans la Partie 1(«Services»).

Veuillez noter que cette Politique ne s’applique pas aux filiales et/ou services suivants :Ces services sont régis par des politiques de confidentialité distinctes, que vous pouvez consulter ci-après.

Responsabilités des clients :
Dans la mesure où les Clients (employeurs) ont accès aux informations personnelles, le Client (employeur) agit en tant que « contrôleur des données », chargé de leur traitement et de leur utilisation. Cette Politique ne s’applique pas au traitement et à l’utilisation des données personnelles par les Clients (employeurs).

2. Qui contrôle vos informations personnelles ?

LeasePlan Fleet ManagementS.A. ou LeasePlan Partnerships & Alliances S.A. est l’entrepriseresponsable du traitement de vos informations à caractère personnel(responsable du traitement) :

Adresse : Excelsiorlaan 8, 1930 Zaventem, Belgique.

Dans certains cas, LeasePlan Corporation N.V. et LeasePlan Global B.V. sontconjointement responsables du traitement :

Adresse : Gustav Mahlerlaan 360, 1082 ME Amsterdam (Pays-Bas)

Toutes les entitésmentionnées ci-dessus sont conjointement désignées par le nom« LeasePlan » et « nous ».

3. Dans quelles mesures collectons-nous vos informations personnelles ?

LeasePlan et ses fournisseurs de services collectent des informations personnelles de différentes manières, incluant :

  • A travers les Services:
    La majorité des données que nous traitons sont liées aux services de gestion des véhicules que nous vous fournissons en tant que conducteur et à votre employeur si vous avez un véhicule de fonction. Ceci commence par l’enregistrement de votre véhicule en location, et continue quand nous communiquons avec vous à propos de nos services, notamment afin de mettre en place l’entretien périodique et les réparations nécessaires. Nous pourrions également traiter vos données quand votre véhicule est impliqué dans un accident afin de s’assurer que nous restaurions votre mobilité et gérions tout dommage, ou également quand nous recevons des amendes liées à l’utilisation du véhicule loué.
    En marge de notre activité principale de location longue durée, nous fournissons également une multitude d’autres services liés, comme les services d’e-mobilité, la mise à disposition de cartes carburant, la location courte durée et l’assistance dépannage. Nous proposons également un service de revente de voitures d’occasion de qualité LeasePlan, via notre plateforme Carnext.
  • Hors-ligne
    Nous collectons des informations personnelles hors-ligne, par exemple quand vous visitez nos centres Carnext, passez une commande par téléphone ou contactez le service client.

Par le biais d’autres sources
Nous recevons vos informations personnelles par le biais d’autres sources, par exemple :

  • Les employeurs des conducteurs, si vous avez un véhicule de fonction
  • Les autorités compétentes (par exemple, les services de police) quand nous recevons des amendes liées à la circulation de votre véhicule loué
  • De la part de nos partenaires de services qui nous aident à fournir nos services de location longue durée et affiliés, ceci incluant les concessionnaires et revendeurs de voitures, les prestataires en matière d’entretien ainsi que les ateliers de réparation
  • Les bases de données consultables par le public
  • Nos partenaires marketing conjoints, quand ils partagent les informations avec nous ;

Si vous connectez un compte de réseau social à votre compte de Services LeasePlan, vous allez partager un certain nombre de vos informations avec nous, par exemple, votre nom, adresse électronique, photo, liste de contacts sur le réseau, et toute autre information qui pourrait nous être ou que vous nous rendez accessible quand vous connectez votre compte réseau social à votre compte Services LeasePlan.

Nous avons besoin de collecter vos informations personnelles afin de vous fournir les Services demandés. Si vous ne fournissez pas les informations personnelles requises, il se peut que nous ne puissions pas vous fournir les Services.Si vous divulguez toute information personnelle liée à une autre personne que nous ou à nos prestataires de services en lien avec les Services, vous affirmez que vous avez l’autorité de le faire et vous nous permettez d’utiliser les informations, dans le respect de cette Politique.

4. Dans quels buts collectons-nous vos informations personnelles ?

4.1 DONNEES RELATIVES AUX VISITEURS DES SITES WEB

4.2 DONNEES RELATIVES AUX CLIENTS

4.3 DONNEES RELATIVES AUX CONDUCTEURS

4.4 DONNEES RELATIVES AUX LOCATAIRES PARTICULIERS

4.5 DONNEES RELATIVES AUX ACHETEURS PARTICULIERS

4.6 DONNEES RELATIVES AUX ACHETEURS PROFESSIONNELS

5. Avec qui d’autre partageons-nous vos informations personnelles?

En plus de ce qui est détaillé pour chaque objectif ci-dessus pour le partage d’informations personnelles, nous pouvons être amenés à partager vos informations personnelles :

  • Au sein du Groupe LeasePlan pour les buts décrits dans cette Politique
    Vous pouvez consulter la liste et l’emplacement des Entités LeasePlan ici.
  • A nos partenaires et fournisseurs de services tiers, afin de faciliter la mise en œuvre des services qu’ils nous fournissent.
    Afin de vous fournir nos Services, nous travaillons souvent et étroitement avec des Partenaires et Fournisseurs de Services. Nos Partenaires de Services indépendants nous aident dans la fourniture de la prestation de location longue durée ainsi que d’autres services, et peuvent être des concessionnaires automobiles, des ateliers d’entretien et réparation, des fournisseurs d’assistance routière, ou encore des administrateurs de nos programmes de sécurité routière à destination des conducteurs.
Nous utilisons et divulguons également vos informations personnelles quand il l’est nécessaire ou approprié, et tout particulièrement quand nous y sommes tenus parune obligation légale ou par un intérêt légitime. 
  • Afin de se conformer avec le droit applicable et les réglementations
    Ceci peut inclure des lois en dehors du pays dans lequel vous êtes domicilié.
  • Afin de coopérer avec les autorités publiques et gouvernementales
    Afin notamment de répondre à une requête ou de fournir une information que l’on juge importante. Ceci peut inclure des autorités en dehors du pays dans lequel vous êtes domicilié.
  • Afin de coopérer avec le système judiciaire.
    Par exemple, quand nous répondons à des requêtes ou injonctions d’autorités judiciaires ou quand nous fournissons une information que nous jugeons importante.
  • Pour d’autres raisons juridiques
    Afin de faire respecter nos termes et conditions contractuelles, ainsi que pour protéger nos droits, notre confidentialité, notre sécurité, notre droit de propriété et/ou ceux de nos affiliés, vos droits et ceux de tierces personnes.
  • En lien avec une vente ou une transaction commerciale
    Nous avons un intérêt légitime à la divulgation ou le transfert de vos informations personnelles à un tiers dans le cas d’une restructuration, fusion, vente, entrée en coentreprise, cession, transfert ou toute autre opération sur toute ou partie de notre activité, de nos actifs et actions. Ces tiers peuvent être par exemple une entité qui souhaite procéder à une telle opération ainsi que ses conseillers.

6. Transférons-nous des informations personnelles vers d’autres pays ?

Compte tenu de la nature globale de notre organisation et de nos Services, vos informations personnelles peuvent être conservées et/ou traitées dans un pays autre que votre pays de résidence. LeasePlan garantira que, lorsque vos données sont transférées vers un autre pays, celles-ci continuent de bénéficier d’une protection adaptée.

Certains des pays en dehors de l’Espace Economique Européen sont reconnus par la Commission européenne comme fournissant un niveau adéquat de protection des données au regard des standards de l’EEE (la liste complète de ces pays est disponibleici.

Pour des transferts depuis l’EEE vers des pays qui sont considérés comme ne fournissant par un niveau suffisant de protection des données, nous avons mis en place les mesures adéquates, via par exemple les Règles contractuelles de LeasePlan ou des dispositions contractuelles avec des tiers. Vous pouvez obtenir une copie de ces mesures de protection en nous contactant viale formulaire dédié.

7. Combien de temps conservons-nous les informations personnelles et comment assurons-nous leur sécurité ?

Comment nous sécurisons les données à caractère personnel
Nous cherchons à recourir à des mesures organisationnelles, techniques et administratives raisonnables afin de protéger les informations à caractère personnel au sein de notre organisation.

Malheureusement, aucun transfert de données ou système de stockage ne peut être garanti comme étant sûr à 100 %. Si vous avez des raisons de croire que votre interaction avec nous n’est plus sûre (par exemple, si vous considérez que la sécurité de l’un des comptes dont vous disposez chez nous a été compromise), veuillez nous signaler immédiatement le problème en nous contactant à l’aide des coordonnées fournies dans la présentedéclaration.

Durée de conservation des données à caractère personnel
Nous conserverons vos informations à caractère personnel aussi longtempsque nécessaire ou autorisé dans le cadre des finalités définies dans laprésente déclaration et en conformité avec la législation applicable.

Les critères en vigueur pour déterminer nos périodes de conservation sontles suivants :

  • la durée depuis laquelle nous avons entamé une relation commerciale avec vous et depuis laquelle nous vous offrons nos services (par exemple, la durée depuis laquelle vous utilisez un véhicule LeasePlan) ;
  • existence ou non d’une obligation légale à laquelle nous devons nous conformer (par exemple, certaines législations exigent l’enregistrement de vos transactions pour une certaine durée avant que nous ne puissions les effacer) ;
  • la conservation est-elle ou non recommandée compte tenu de notre position juridique (notamment en ce qui concerne les délais de prescription, les litiges ou les enquêtes des autorités réglementaires) ?

8. Les mineurs peuvent-ils utiliser nos Services ?

Non. Nos Services sont réservés aux personnes âgées de plus de 18 ans.

9. Comment accéder, modifier ou supprimer vos informations personnelles ?

Vos droits
Si vous souhaitez introduire une demande de consultation, correction, miseà jour, suppression, limitation ou suppression de vos informations à caractèrepersonnel que nous traitons ou si vous souhaitez demander de recevoir une copieau format électronique de vos informations à caractère personnel dans le but deles transférer à une autre entreprise (dans la mesure où ce droit à laportabilité vous est octroyé par la législation applicable), vous pouvez nouscontacter à l’aide du [formulaire de contact]. Nous réagirons à votre demandeconformément à la législation applicable.

Dans votre demande, veuillez énoncer le plus clairement possible lesinformations à caractère personnel auxquelles votre demande a trait. Pour votreprotection, nous ne réagirons qu’aux demandes relatives aux informations àcaractère personnel associées à l’adresse e-mail spécifique indiquée dans leformulaire de contact et nous pouvons vous demander de fournir une preuve devotre identité avant de donner suite à votre demande. Nous nous efforcerons denous conformer à votre demande dans les meilleurs délais et, en tout cas, dansle respect des délais requis légalement applicables.

Veuillez noter que nous sommes susceptibles de devoir conserver certainesinformations à des fins de tenue de dossiers et/ou pour finaliser lestransactions qui ont débuté préalablement à la demande de modification ou desuppression. Il se peut également que certaines informations restent présentesdans nos bases de données et d’autres dossiers sans être supprimées.

Vous avez des questions ?
Si vous avez des questions ou des plaintes à formuler concernant laprésente déclaration, nous vous invitons à nous contacter à l’aide duformulaire de contact.
Étant donné que les communications par e-mail ne sont pas toujourssécurisées, veuillez ne pas inclure des informations sensibles dans les e-mailsque vous nous envoyez.

Informations supplémentaires concernant l’EEE
Vous pouvez également procéder comme suit :

Contacter notre Délégué à la protection des données (« DPD ») à l’aide du formulaire de contact ou à l’adresse suivante : LeasePlan Corporation N.V., attn. Data Protection Officer, Gustav Mahlerlaan 360, 1082 ME Amsterdam, the Netherlands

Introduire une réclamation auprès d’une autorité de protection des données pour votre pays ou votre région ou en cas de violation alléguée de la législation applicable en matière de protection des données. Une liste des autorités de protection des données est disponible ici.

10. Comment gérer les mises à jour apportées à cette Politique ?

Nous pouvons être amenés à modifier cette Politique à tout moment. Veuillez consulter la légende « Dernière mise à jour » en haut de ce document pour savoir quand celui-ci a été révisé pour la dernière fois. Toute modification apportée à cette Politique entre en vigueur dès la publication de la Politique révisée sur nos Services. Votre utilisation des Services à la suite de ces modifications implique que vous acceptez les conditions de la Politique révisée.